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Dúvidas frequentes

 

1) Qual a importância da gestão documental no âmbito do TRT?

2) O que é o Plano de Classificação de Documentos?

3) O que é a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD)?

4) O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do trabalho (TTDU)?

5) Como faço para acessar a TTDU, TTDD e o PCD ?

6) Em que fase da TTDD os documentos deverão ser encaminhados para o setor de arquivo?

7) Quando terá início a transferência/recolhimento da documentação nas unidades organizacionais para o arquivo intermediário/permanente?

Respostas:


1) A gestão de documentos arquivísticos é essencial nas rotinas de trabalho, pois diminui a ocupação do espaço físico, contribui para a tomada de decisão, recupera informações e permite a constituição da memória.



2) Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.




3) É o instrumento técnico que registra o ciclo de vida dos documentos, define os prazos de guarda e regula a sua destinação final.



4) É o instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.


 5)  A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e o Plano de Classificação de Documentos (PCD) podem ser obtidos:


- no site do TRT, em Acesso Rápido>Arquivo>Normatização;

- via intranet, em Gestão Documental.


6) Decorrido o prazo de guarda na unidade responsável (fase corrente), os documentos que tenham previsão de  cumprimento de temporalidade na fase intermediária, cuja destinação não seja a eliminação, deverão ser encaminhados devidamente acondicionados ao setor de arquivo, consoante determinado no PAD de Gestão Documental que encontra-se em fase final de elaboração.


7) Tão logo ocorra a publicação dos PAD's de Gestão Documental contendo os procedimentos para identificação, acondicionamento e controle dos documentos guardados nos arquivos correntes será divulgado cronograma de recolhimento pela SEARQ.